Criar uma base de dados; exemplos aplicáveis ao quotidiano

Em texto anterior, procurei responder à questão: o que é uma base de dados?. Além de base de dados, nesse texto estiveram em jogo os conceitos de registo e de campo; é importante entendê-los, para continuar. Vamos, a seguir, criar uma base de dados. Será uma base de dados relacional: deixarei para texto futuro o esclarecimento desse conceito de base de dados relacional, mas as operações que fizermos ajudarão à compreensão do que isso é.

Vamos, então, criar uma base de dados. Utilizando um caso prático e simples. Para simplificar as coisas, suponhamos que temos uma biblioteca com seis livros (três de Eça de Queirós e três de Camilo) e queremos informatizá-la. Também para simplificar, a nossa base de dados registará apenas o título do livro, o autor (separadamente, o seu nome e o seu apelido), o ano da edição do livro e uma síntese da obra. Ou seja, começaremos com uma base de dados com (verifique que é assim)…

• …5 campos: a) o título; b) o nome do autor; c) o apelido do autor; d) o ano da edição; e) o resumo da obra;
• …6 registos: um registo por cada livro.

Esquematizadamente, poderia ser algo assim (com os campos separados por um hífen):

1. A cidade e as serras – QUEIRÓS – Eça – 1901 – Neste romance, publicado em 1901, Eça afasta-se do realismo.
2. A ilustre casa de Ramires – QUEIRÓS – Eça – 1900 – Um romance realista da terceira fase de Eça
3. Os Maias – QUEIRÓS – Eça – 1888 – Uma das obras mais conhecidas do escritor
4. Amor de Perdição – CASTELO BRANCO – Camilo – 1862 – O mais famoso romance do autor
5. A Queda dum Anjo – CASTELO BRANCO – Camilo – 1866 – Um romance satírico
6. Eusébio Macário – CASTELO BRANCO – Camilo – 1879 – Uma obra em que Camilo parodia o Realismo.

[Biblioteca]

Vamos pôr mãos à obra? Convido-o a seguir este texto fazendo o que sugiro. Originalmente, este texto foi pensado para o Access, na versão 2016; edito-o agora, para acrescentar o LibreOffice. O LibreOffice é um “Office” livre e de código aberto, disponível para vários sistemas operativos: Linux, macOS, Windows; a aplicação de dados é o Base. As alterações serão feitas progressivamente. Para maior facilidade, quando necessário, os procedimentos no Access são identificados pela letra “A” e os do Base, por “B”.

Claro que o leitor não tem de me seguir à risca: adapte o que escrevo à versão da aplicação que usa; em vez da biblioteca, pode criar, por exemplo, uma agenda eletrónica dos seus contactos (defina quais serão os campos. No caso da agenda, talvez… nome da pessoa, número de telefone, morada, data de nascimento, observações). Vamos, então…

…criar uma base de dados

Criaremos uma base de dados vazia.

• Inicie o Access ou o LibreOffice/Base.
• Na janela de início, selecione a opção de
  • (A) criar uma base de dados em branco;
  • (B) criar uma nova base de dados. Na janela seguinte, escolha registar a base de dados;
  • Escreva o nome da base de dados (eu chamar-lhe-ei biblioteca). Escolha a localização (o local do disco onde será guardada).
• Clique em Criar / Finalizar.
• (A) Abre-se uma janela: a base de dados está pronta para ser desenvolvida. Na coluna da esquerda, clique com o botão direito do rato no nome da tabela (que deverá ser ainda Tabela1).
• (A) Escolha a opção Vista ‘Estrutura’. Dê o nome à tabela: eu chamei-lhe Autores (já explico…). Clique em Ok.
• (A) Abre-se-á a janela de definição da estrutura da tabela, dividida em duas partes. Analise-a! Na parte superior da janela, escreveremos o nome de cada campo da tabela, o tipo de campo e, querendo, uma descrição do significado do campo. Na parte inferior, aparecem outras propriedades que caracterizam cada campo.

• (B) No Base, vamos criar uma tabela, usando a opção Criar tabela no modo de design.
• (B) Abre-se uma tabela… para criar a tabela. Escreva o nome do campo, escolha o tipo de campo e, opcionalmente, escreva uma descrição do campo
• (B) Na parte superior da janela, escreveremos o nome de cada campo da tabela, o tipo de campo e, querendo, uma descrição do significado do campo. Na parte inferior, aparecem outras propriedades que caracterizam cada campo: altere as que entender (por exemplo, o comprimento do campo ou se o preenchimento do mesmo é obrigatório).
• (B) Quando tudo estiver pronto, toque no ícone de Guardar (ou menu Ficheiro / Guardar). Dê o nome à tabela: eu chamei-lhe Autores (já explico…). Clique em Aceitar (se não criou uma chave primária, aceite que o Base a crie).
• (B) Feche a janela.

[A partir daqui e por enquanto , tudo diz respeito ao Access]

Deixe-me interromper, para fazer algumas observações sobre este assunto.

Desenhar tabelas

Numa base de dados, a informação guarda-se em uma ou em várias tabelas relacionadas. Essa informação é guardada sob a forma de campos e registos. Desenharemos uma tabela seguindo estas etapas (se isto lhe parecer confuso, não desista! quando fizer, entenderá):

1. Criar uma nova tabela.
2. Escrever os nomes dos campos, os tipos de dados, as propriedades e, opcionalmente, descrições.
3. Estabelecer a chave primária.
4. Criar índices para os campos apropriados.
5. Guardar o desenho da tabela.

Iremos criar duas tabelas. Poderia ser só uma: porquê criar duas, então? Peço que siga o meu raciocínio, tendo como referência a anterior imagem Biblioteca. Verifique nessa imagem que há campos com informação desnecessariamente repetida. Por exemplo, o apelido e o nome dos autores: os três primeiros registos repetem QUEIRÓS e Eça; os três últimos repetem CASTELO BRANCO e Camilo.

É importante criar as tabelas necessárias para que estas mantenham o mínimo de informação possível. Como conseguir isso, no caso da biblioteca? Criando duas tabelas: uma para registo dos autores (apelido e nome); outra, para registo das outras informações. Depois (deixarei para mais adiante este assunto!) será necessário relacionar as duas tabelas.

Para podermos continuar, falta só mais isto: nas tabelas de uma base de dados relacional, é aconselhável identificar cada registo de uma tabela através de uma chave primária. Uma chave primária é um campo (ou uma combinação de campos) com um valor único para cada registo: com esta chave, cada registo é identificado de modo único. Por exemplo, na tabela dos autores, utilizaremos a chave CodAutor como chave primária da tabela: cada autor terá um código/valor diferente, único. Assim, se houver dois autores com o mesmo nome, cada um deles será distinguido do outro pelo seu próprio código. Fui claro?

A tabela Autores

Vamos desenvolver a tabela Autores, onde guardaremos os apelidos e os nomes dos autores. Voltemos à janela de definição da estrutura da tabela…

[Tabela Autores]

• Ao primeiro campo, o Access deu o nome de ID; mude para CodAutor (a tal chave primária). Deixe ficar o tipo de dados tal como está: Numeração automática. O Access atribuirá automaticamente um número a cada registo.
• Na linha abaixo de CodAutor, escreva o nome do segundo campo: ApelidoAutor (isso! guardaremos neste campo o apelido do autor). Tipo de dados: selecione Texto breve. Na descrição: Apelido do Autor.
• Na linha seguinte, o nome do campo é NomeAutor (para o nome dos autores). Tipo de dados: novamente, Texto breve. Na descrição: Nome(s) do Autor.
• Para terminar, clique com o botão direito do rato no nome da tabela (acima do Nome do campo). Selecione Guardar.

Passemos a uma nova tabela, para a restante informação …

…a tabela OutraInformação

• No friso dos menus, escolha Criar (ao lado direito de Base).
• No separador Tabelas (o segundo do lado esquerdo), clique em Estrutura da Tabela.
• Ao lado direito da tabela Autores, apareceu uma nova tabela (provavelmente, com o nome de tabela1). Preencha os campos dessa tabela (abaixo, deixo-lhe, a negrito, uma sugestão do nome do campo, do tipo e da descrição, respetivamente e separados por ponto e vírgula:

[Tabela OutraInformação]

• CodRestante; Numeração automática; Chave primária da informação bibliográfica excluindo o autor. Isso mesmo: esta é a chave primária da tabela.
• Título; Texto Breve; Título da obra. Óbvio, não? guardaremos aqui o título da obra.
• AnoEdição; Número; Ano da edição da obra. O tipo de campo é número, porque iremos guardar nele o ano em que a obra foi editada: um número!
• Resumo; Texto Longo; Síntese da (notas sobre a) obra. Repare nisto: nos campos anteriores aparecia o tamanho do campo, na zona inferior da janela — na tal zona das propriedades do campo, onde pode ser alterado); neste caso, não; trata-se de um campo com número… ilimitado de caracteres, para texto “livre”.
• Para terminar, clique com o botão direito do rato no nome da tabela (acima do Nome do campo). Escreva o nome da tabela: OutraInformação. Selecione Guardar. Provavelmente, ser-lhe-á perguntado se quer criar uma chave primária: responda que sim (será CodRestante). Se não lhe for perguntado, selecione o campo CodRestante e, na barra de ferramentas, escolha a opção Chave Primária.

[alternativas ao Access]

Algumas notas:

• Aprendemos a criar uma base de dados. O próximo texto mostrará como introduzir dados nessa base de dados.
• O tipo de dados Texto breve permite até 255 carateres; o Texto Longo, até 1GB.
• O nome dos campos pode ter espaços, exceto no início; mas prefiro não os usar, por razões que numa outra ocasião poderei explicar.
• Nas versões anteriores ao Access 2013, o Texto breve chamava-se simplesmente Texto; o Texto Longo chamava-se Memo. Se ainda usa alguma dessas versões, saiba que apenas mudou o nome.
• Numa tabela, só pode aparecer um campo de numeração automática.
• A última imagem [alternativas ao Access] foi copiada do texto Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados usando o OpenOffice Base, que apresenta uma das alternativas gratuitas ao Access: o Base.